Osmanlı arşivlerinde bulunan tarihi vesikalara göre, daha 18. Yüzyılın başlarından itibaren KAZA-İ ERBAA’ dan söz edilmektedir. Ancak sözü edilen Kaza-i Erbaa, Sonusa, Karayaka, Taşabat ve Erek adlı dört nahiyenin meydana getirdiği bir idari yapılanmadır. Bu dört nahiyeden biri olan Erek nahiyesinin zamanla büyüyerek gelişmesi, diğer nahiyelerin yanında kendisine müstesna  bir yer kazandırmıştır. Nitekim Erek nahiyesi zamanın devlet idaresinde 1872 yılında Amasya sancağına bağlı bir kaza-ilçe olarak teşkilatlandırılmış, daha önce nahiyenin genel adı olan Erbaa adı da yeni kazanın-ilçenin adı olmuştur.
  Böylece 1872 yılında tesis bulunan Erbaa Kaymakamlığı, 1892 yılında Tokat’a bağlanmıştır ve bağlılık halen devam etmektedir.

  ERBAA İLÇESİNDE GÖREV YAPAN KAYMAKAMLAR

     1.     Ali Osman Bey
     2.     Şükrü Bey
     3.     Ziyaeddin Bey
     4.     Emin Şükrü Bey
     5.     Talat Bey
     6.     İsmail Hakkı Bey
     7.     Nurettin Bey
     8.     Abdüssettar Bey
     9.     Zeki Bey
     10    Sermet Bey
     11    Şakir Bey
     12    Karabet Makaryan Bey
     13    Ata Bey
     14    Nazım Bey
     15    Rüştü Bey
     16    Hasan Reşit Tankut
     17    Rifat Bey
     18    Kamil Bey
     19    Adil Bey
     20    Şerif Bey
     21    Hüseyin Ferit Bey
     22    Ahmet Temiz
     23    Mahmut Nedim Aker
     24    Şakir Bey
     25    Avni Tümer
     26    Fazıl Kaftanoğlu
     27    Cemil Aytimur
     28    Ziya Kasnakoğlu
     29         Kazım Kuyucak (1944-1945)
     30    Enver Saatcigil (1946-1950)
     31    Ragıp Gerçekler (1947)
     32    Fahir Tezgören (1950-1952)
     33    Zeki Ersan (1950)
     34    Ruhi Çetiner (1953-1956)
     35    Abdullah Başara (1956-1958)
     36    Esat Yetişir (1959-1960)
     37    Sefer Cansu (1960-1961)
     38    Hayrettin Hekim (1961-1962)
     39    Cahit Ertan (1962-1963)
     40    Dursun Balkaya (1963)
     41    Mehmet Güçlü (1963-1966)
     42    Mehmet Gönülşen (1966-1967)
     43    Erol Uğurlu (1968)
     44    Hürmüz Gökalp (1968)
     45    A.Namık Tüzün (1969-1971)
     46    Ahmet Semizer (1971)
     47    A.Haydar Sinan Güven (1971-1974)
     48    Hüseyin Yavuzdemir (1974-1975)
     49    Orhan Eyövge (1975-1976)
     50    Vehbi Avuç (1976-1977)
     51    Dağıstan Kılıçarslan (1977)
     52    Şinasi Gökler (1977-1980)
     53    Hikmet Tan ( 1980-1983)
     54    Natık Vahit Abbsoğlu (1983-1986)
     55    Ali Haydar Öner (1986-1989)
     56    Recep Uzal (1989-1992)
     57    Uğur Boran (1992-1999)
     58    Feridun Cemal Özdemir (1999-2000)
     59    Gürbüz Karakuş (2000-2002)
     60    Adem Yılmaz (2002-

Erbaa da belediye teşkilatı 1868 yılında kurulmuştur. İlk belediye başkanı Reis Mehmet Efendi’dir. Bu zat Sadrazam Fuat Paşa tarafından önce Amasya belediye reisliğine, sonra da Amasya valisi Şair Ziya Paşa tarafından Erek belediye reisliğine görevlendirilmiştir. Reis Mehmet Efendi, aralıksız 20 yıl Erbaa’ da belediye reisliği yapmıştır. Zamanında Erbaa’nın ana problemi olan Kelkit ırmağından ovanın sulaması işini ele almış 1302-13012 (1886-1896) yıllarında Erbaa halkının umumi almak suretiyle Padişah Abdulhamit Han’a işin gerçekleşebilmesi için iki defa başvurmuş, fakat araya harpler girdiğinden bu arzu gerçekleşememiştir.
     Erbaa 1939, 1942 ve 1943 yıllarında geçirdiği depremlerle yıkılınca 1944 yılında yeni yerine taşınmıştır. Yeni şehir ilk önceleri, depreme dayanıklı bahçeli evler şeklinde imarda yer almış iken daha sonraları yapılan imar değişiklikleriyle üç katlı meskenler ve toplu konut alanlar için dört katlı meskenler yapılmaya başlanmıştır.  

     ERBAA İLÇESİNDE GÖREV YAPAN BELEDİYE BAŞKANLARI

     1.    Reis Mehmet Efendi Ulusoy
     2.    Haci Agon Efendi
     3.    Valizade Salih Ağa
     4.    Mahmut Çavuşpğlu Ahmet Ağa
     5.    Mustafa
     6.    Deliyyan Yorgi
     7.    Antoni Eletiryanis
     8.    Safran
     9.    Yüzbaşı Zade Haydar
     10.  Haci Apul Ağa
     11.  Gülağa
     12.  Valizade Ahmet Efendi
     13.  Hayrebet Zediryan Efendi
     14.  Mustafa Tanoba
     15.  Hacı Fetullah Efendi
     16.  Asim Efendi
     17.  Ali İÇELLİOĞLU
     18.  Salik KADIZADE
     19.  Ziya GEĞİN
     20.  Şevki TAŞOVA
     21.  Ziya GEĞİN
     22.  Behçet ÜSTÜN
     23.  Ziya GEĞİN
     24.  Şarat BAYKAL
     25.  İsmail DİKTAŞ
     26.  Salih SABRİ
     27.  Ziya BİLEN
     28.  Bedrettin ÜSTÜN
     29.  Ziya BİLEN
     30.  Sami ERK
     31.  Halis HAKİMOĞLU
     32.  Ziya GEĞİN
     33.  Reşit ÖNDER
     34.  Kaymakam Ziya Kasnakoğlu
     35.  Kaymakam Kazım Kuyucak
     36.  Kaymakam Enver Saatçigil
     37.  Kaymakam Ragıp Gerçekler
     38.  Kaymakam Enver Saatçigil
     39.  Sururi SAY
     40.  Ziya GEĞİN
     41.  Kaymakam Fahir Tezgören
     42.  Kaymakam Zeki Ersan
     43.  Adnan ÇORUH
     44.  Kaymakam Ruhi Çetiner
     45.  Ali DİKTAŞ
     46.  Sururi AYTAÇ
     47.  Dr. Sermer DURMUŞ
     48.  Selahattin Çakıroğlu v.
     49.  Ali ÖNDER v.
     50.  Kaymakam  Esat Yetişir.
     51.  Kaymakam Sefer Cansu
     52.  Hayrettin Hekim
     53.  Cahit ERTAN
     54.  Dr. Sermet DURMUŞ
     55.  Ali DİKTAŞ
     56.  İhsan KOCAOĞLU
     57.  Kaymakam Hikmet TAN
     58.  Akif İKİZ
     59.  Niyazi KIRIMCA
     60.  Ahmet YENİHAN